舊相、底片和相簿記錄的不只是畫面，還包括家人姓名、年份、地點和一段段口述記憶。準備把它們掃描成數碼檔案前，先做簡單分類，能令後續整理更清楚，也減少不必要的翻動和遺漏。
先不要急着拆相簿
部分舊相可能已經黏在相簿頁、卡紙或膠膜上。若相片邊緣脆弱、表面有裂紋，強行撕下可能造成永久損壞。應先拍下整頁相簿的排列和文字記錄，再向店主說明實物狀況，確認是否適合拆出掃描。
相片背面的日期、姓名或沖印店印記有時同樣重要。整理時可先檢查背面，決定是否需要一併記錄。
用「人物、年份、事件」分組
不需要一開始便認出每個人或確定每個年份。可以先用較寬鬆的分類，例如：
- 家庭合照；
- 學校及畢業；
- 婚禮與宴會；
- 旅行；
- 節日及生日；
- 店舖或工作紀錄；
- 年份不詳、人物待確認。
每組放入獨立信封或相片袋，外面以鉛筆或標籤註明。不要直接在相片正面寫字，也避免使用容易滲色或留下黏膠的標籤。
建立簡單編號
如果相片數量較多，可以為每組相片編號，例如 `F01` 代表第一組家庭相、`W02` 代表第二組婚禮相。數碼檔案沿用相同編號，日後會更容易把實物、人物資料和掃描檔案對照起來。
對長輩來說，一張簡單紙本清單往往比複雜資料庫更實用：編號、約略年份、人物、地點和備註已經足夠。
掃描和修復是兩件事
掃描是把實體影像轉成數碼檔案；修復則可能包括處理塵點、摺痕、褪色、缺角或其他問題。不是每張舊相都需要大幅修復，也不是所有損傷都能在不影響真實內容的情況下完全消失。
準備查詢時，可以先選出最重要的幾張作樣本，說明希望「如實保存」還是需要進一步修復。店主需要按相片尺寸、表面狀態和損傷程度評估可行性。
數碼檔案要有清楚命名
比起 `IMG001`、`SCAN002`，使用含有基本資料的檔名更實用，例如：
`1978-家庭聚會-F01-001`
若年份不確定，可用約略年份或 `年份不詳`，不要為了整齊而填入沒有根據的日期。人物姓名和地點亦應以家人能夠確認的資料為準。
至少保留兩份備份
完成數碼化後，建議把完整檔案保存於兩個不同位置。例如一份放在日常使用的電腦，另一份放在外置儲存裝置或可信的雲端空間。定期檢查檔案能否正常開啟，不要只把所有珍貴相片留在一部舊手機或單一 USB 儲存裝置內。
如要透過聊天軟件與家人分享，可以另外建立較小的分享版本，但原始掃描檔應獨立保存。
紙本相片完成掃描後仍要保存
數碼化不是把原件丟棄的理由。紙本相片和底片應放在乾爽、陰涼、避免陽光直射的地方，並使用不易刮傷相片的相片袋或收納方式。相片之間若已有黏連、發霉或明顯脆化，應減少翻動並先查詢處理方法。
常見問題
舊相可以直接用手機翻拍嗎？
手機適合快速記錄，但容易受反光、角度、陰影和鏡頭變形影響。重要相片若需要較穩定的保存、重新曬印或修復，應先了解合適的掃描方式。
底片可以一併數碼化嗎？
不同底片尺寸、種類及保存狀態需要不同設備。請先提供底片外觀、包裝或尺寸資料，由店主確認現時可處理的範圍。
是否每張舊相都值得高規格掃描？
可按用途分級：重要肖像、希望放大或修復的相片，可先查詢較合適的處理方式；純粹作家庭辨認和記錄的相片，則可以選擇較實際的整理方案。
炮台山・天后舊相及底片數碼化查詢
雅麗工作坊提供舊相掃描、修復及影像數碼化相關服務。實際可處理範圍、檔案格式、價錢及所需時間，請先把相片或底片狀況告訴店主。